Contas pagas – Quais guardar e por quanto tempo?

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Com a popularização de todas as questões sistêmicas e digitais, ainda é importante guardar contas pagas e recibos de papel? Curiosamente, a resposta é sim!

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Por mais difícil que seja, eventualmente ocorrem erros sistêmicos que colocam contas pagas como não pagas e isso gera uma série de questões e dificuldades, além, é claro das boas e velhas omissões propositais que as provedoras de serviços acabam cometendo quando interessa a elas.

Exatamente por sim é importantíssimo desenvolver um padrão para arquivamento deste tipo de “papelada”, que deve ficar preferencialmente toda reunida e em um lugar que acessível, mas que não se mexa todos os dias, como uma gaveta especialmente separada para isso.

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Como guardar contas pagas? Por que a organização é importante?

As contas pagas e os contratos devem ser guardados juntos, mas em pastas ou divisórias de pastas separadas. Guarde cada tipo de conta separada também, se for possível , se ficarem “pastas demais” para você, procure guardar contas básicas (luz, água, internet e gás, se você tiver) juntas e outros boletos como cartão de crédito e crediários em outras pastas.

Essa organização é obviamente importante porque você sabe onde está tudo, porque dessa forma você tem menos chance de perder qualquer documento e também não vira aquela boa e velha “pasta de documentos” que geralmente os mais antigos tinham, e que acabou sendo o referencial para muitos de nós até hoje.

Aquelas pastas tinham de documentação da casa à certidões de nascimento e contas pagas, tudo misturado, sem nenhum critério. Toda vez que será necessário pegar uma conta paga que fosse, era um martírio.

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Com uma organização mais eficiente e detalhada você evita perder tempo com esse tipo de inconveniente e resolve esse tipo de coisa de forma bem ágil.

Por quanto tempo guardar cada tipo de documento?

Sem mais delongas, vamos à lista de documentações e quanto tempo é necessário guardar contas pagas.

  • Impostos: IPVA, IPTU e outros impostos desse tipo devem se mantidos em arquivamento por 5 anos, existindo uma chance de eles serem requisitados ( geralmente o do ano anterior e o mais pedido.
  • Serviços essenciais como água, luz e telefone: guarde todos os recibos normais até receber a declaração de quitação do ano anterior ( isso vai acontecer geralmente entre abril e maio, mas algumas[o enviam se requisitado. Dentro disso, mantenha essa declaração por 5 anos.
  • Condomínio deve ser mantido enquanto se está no imóvel e mesmo dois disso é recomendável que se guarde por 10 anos. Dentro desse período podem existir cobranças e processos relacionados, por isso organize as contas pagas.
  • Consórcio e seguro: guarde por um ano depois do término da vigência.
  • Locação: recibos de aluguel devem ser mantidos em até 3 anos depois da entrega das chaves
  • Compra de imóvel: mantenha todas as documentações da negociação até a lavratura da escritura.
  • Documentação de produtos: enquanto tiver garantia .
  • Contratos gerais: enquanto houver vigência.

Posso ter problemas se não guardar contas pagas?

O número de pessoas que pensa que precisa apenas pagar a conta na data correta e que depois está tudo bem é grande. No entanto, o que essas pessoas não sabem é que podem ter sérios problemas ao fazer isso. Quando uma conta é paga e você não tem o comprovante, caso dê algum problema você não pode resolver.

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Além disso, se chegar a ter uma nova cobrança da dívida você precisa pagar, porque não tem como comprovar que ela já foi paga.

E em casos de produtos que possuem garantia é ainda mais importante guardar o comprovante de pagamento, porque caso contrário você corre riscos de perder a garantia, porque não tem como comprovar quando ele foi pago.

Outro comprovante que é muito importante, mas que poucas pessoas dão atenção é o cupom fiscal do supermercado. Isso porque caso você compre algum produto sem conferir direito e ele esteja estragado ou vencido, você só vai ter a troca dele se ainda tiver a notinha costando a data da compra.

Conclusão

Como você pode perceber, a maioria dos contratos e outras questões bancárias acabam se mantendo por 5 anos.  Na média nesse caso é interessante manter contas pagas do mesmo ano na mesma pasta ou ainda manter também versões digitalizadas.

O que nos leva a lembrar da importância de manter backups, inclusive na nuvem, se for possível, dessa documentação para que você não tenha de enfrentar dificuldades para encontrá-la.

Esse tipo de procedimento pode parecer chato e desnecessário, mas com certeza ele é diferença entre o sucesso e o fracasso de uma requisição ou de um processo. Manter suas documentações sempre organizadas e em dia é algo importantíssimo para você. E manter as contas pagas organizadas também é fundamental.

Continue conosco e conheça mais dicas de como ter uma vida financeira organizada e feliz no JR finanças.

E se ainda tem alguma dúvida sobre como guardar as contas pagas é só deixar um comentário, porque em seguida vamos responder você.

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